На протяжении всей своей жизни для регистрации тех или иных демографических событий людям приходится обращаться в соответствующие органы. Если это происходит за рубежом, то для регистрации родившегося ребенка необходимо обратиться в муниципалитет. Гражданский брак регистрируется у судьи, церковный – в церкви, смерть регистрирует полиция. В России регистрация всех этих событий сосредоточена в одном учреждении – в загсе. До революции текущий учет естественного движения населения находился в ведении церкви. После Октябрьской революции 18 декабря 1917 г. в Советской России был издан декрет о гражданском браке. Согласно этому декрету регистрация актов гражданского состояния возлагалась на отделы загсов в городских и волостных управах. Таким образом, загс – это орган записи актов гражданского состояния. Загсы существуют в городах и районных центрах, а также в районах крупных городов. Эти органы регистрируют браки и их расторжения, рождения и смерти, перемену имени и фамилии, восстанавливают утраченные записи, выдают повторные свидетельства и т.д. В поселках и сельских населенных пунктах эти записи делаются в местных органах исполнительной власти.

Для каждого вида актов существует строго определенная форма актовых книг. Например, книга записей актов о рождении. Запись в эти книги производится только при наличии документов, которые подтверждают регистрируемые факты и удостоверяют личность заявителя. Записи состоят из первых и вторых экземпляров, имеющих один и тот же порядковый номер. Первые экземпляры записей остаются по месту регистрации события, а вторые передаются в органы статистики для их разработки. После этого вторые экземпляры передаются в архив областного загса, где они хранятся 75 лет – срок ведомственного хранения документов. После истечения этого срока материалы передаются в государственные архивы с постоянным составом документов. Так, в начале 1990-х годов из архива городского загса г. Екатеринбурга, расположенного на площади им. 1905 г. в здании мэрии, в Государственный архив Свердловской области на постоянное хранение были переданы метрические книги городских церквей.

Со времени декабрьского декрета 1917 г. программа регистрации демогра­фи­ческого события, т.е. форма акта, неоднократно менялась. По данным городского загса в г. Свердловске до 1920 г. записи всех демографических событий по-прежнему велись в метрических книгах церквей и соборов. В 1920 г. стали приме­нять специальные книги, а в 1923 г. они уступили место бланкам, представ­ляющих собой своеобразную анкету. В послевоенные годы программа регистрации еще несколько раз претерпевала изменения. Акт о регистрации рождения образца 1946 г. содержит следующие показатели (т.е. сведения о ребенке): фамилия, пол, время рождения, сколько родилось детей (живо - или мертворожденных), сколько всего детей у матери, включая рожденного, сколько из них осталось в живых. А также сведения о родителях – фамилия, имя, отчество отца и матери, их национальность, возраст, род занятий, место работы, адрес постоянного места жительства и доку­менты врача о рождении.

В графе «особые отметки» указывалось отчество ребенка в том случае, если сведения об отце отсутствовали. В 1958 г. в бланке появились дополнительные вопросы – отчество и место рождения ребенка, номер свидетельства о браке, где и когда данный брак зарегистрирован. В 1970 г. в бланк включили дополнительные признаки – даты рождения родителей, а также графу об установлении отцовства. С 1979 г. в сведениях о родителях стали отмечать их образование, а в графе о месте жительства стало необходимо указывать, с какого времени родители проживают по указанному адресу.

Программа регистрации смерти в 1946 г. была следующей: фамилия, имя, отчество, национальность, дата смерти, возраст, род занятий, место работы, место постоянного жительства, причины смерти, документы врача, а также номер паспорта умершего с указанием, куда и когда сдан документ. В 1970 г. была введена новая форма акта, и в ней стали указывать время и место рождения, род занятий и место смерти.

Актовая запись о заключении брака в 1946 г. включала следующие признаки: имя и отчество вступающих в брак, фамилию до и после брака, национальность, возраст, семейное положение до брака, какой по счету брак, род занятий и место работы. С 1951 г. появляется графа – «место рождения». В 1960-е годы вводятся следующие показатели: сведения о детях до данного брака с указанием имени и места рождения, сведения об образовании и с какого года вступающие в брак проживают по данному адресу. Таким образом, при регистрации того или иного демографического события, например, рождения ребенка, помимо регистрации самого факта рождения собираются и другие сведения демографического характера. И весь массив этой информации поступает в органы статистики для разработки.